Dallimi kryesor – Sekretari vs Recepsionisti
Sekretari dhe Recepsionisti janë dy poste të rëndësishme në çdo organizatë midis të cilave mund të theksohen disa dallime. Këto dy poste kanë role, funksione dhe detyra të ndryshme për të kryer në kundërshtim me keqkuptimin popullor se këto janë një dhe e njëjta punë. Ndërsa një sekretar është më shumë një asistent personal ose asistent administrativ, një recepsionist është personi i parë që has kur hyn në një organizatë. Le të shohim ndryshimin midis funksioneve të një sekretari dhe një recepsionisti.
Kush është Sekretar?
Sipas Fjalorit Anglez të Oksfordit, një Sekretar është një zyrtar administrativ në një organizatë që është i punësuar për të shtypur letra, për të mbajtur shënime, etj. Funksionet e një sekretari ndryshojnë në varësi të madhësisë së një organizate. Ndërsa në një kompani të vogël, asaj mund t'i duhet të kryejë detyrat e dyfishta si recepsioniste ashtu edhe sekretare, në organizata të mëdha, ajo është personi që organizon orarin e shefit të saj, merr dhe u përgjigjet të gjitha postave, porosit furnizimet, cakton takime me shefin e saj, shkruan letra të rëndësishme e kështu me radhë.
Një sekretar duhet të ketë një shkollë të mesme ose diplomë ekuivalente dhe duhet të ketë aftësi të shtypjes së shpejtë. Shumë kompani preferojnë të punësojnë persona që kanë një certifikatë shtesë të aftësive të nivelit të sekretarit. Tani le të kalojmë në një kuptim të roleve të një recepsionisti për të marrë një ide të qartë të ndryshimit midis të dyjave.
Kush është recepsionist?
Një recepsionist zakonisht kërkohet të përshëndesë njerëzit në tavolinën e pritjes dhe t'i drejtojë ata në departamente të ndryshme në varësi të kërkesave të tyre. Ajo është gjithashtu personi që duhet të marrë pjesë në telefonatat në hyrje dhe t'u përgjigjet pyetjeve dhe gjithashtu të dëgjojë ankesat. Njerëzit që dëshirojnë të takojnë një person të rëndësishëm në organizatë duhet ta takojnë këtë person për të marrë datën dhe orën e takimit.
Kur bëni një telefonatë në ndonjë kompani, zëri që dëgjoni zakonisht është ai i recepsionistit. Një recepsionist duhet të kujdeset për të gjithë vizitorët dhe duhet të ketë një personalitet të këndshëm, një qëndrim ndihmës dhe një zë të ëmbël për t'u bërë përshtypje. Ajo duhet të ketë rregulla të mirësjelljes telefonike në mënyrë që ajo të marrë pjesë në të gjitha pyetjet e biznesit me efikasitet maksimal dhe t'i kthejë pyetjet e rastësishme në klientë të vërtetë.
Është e qartë atëherë se ka dallime të mëdha në rolet, përgjegjësitë dhe funksionet e një sekretari dhe një recepsionisti.
Cili është ndryshimi midis sekretarit dhe recepsionistit?
Përkufizimet e sekretarit dhe recepsionistit:
Sekretari: Një zyrtar administrativ në një organizatë që është i punësuar për të shtypur letra, për të mbajtur shënime, etj.
Recepsionist: Një person që përshëndet dhe merret me vizitorët në një zyrë.
Karakteristikat e sekretarit dhe recepsionistit:
Detyrat:
Sekretarja: Një sekretare organizon orarin e shefit të saj, merr dhe u përgjigjet të gjitha postave, porosit furnizimet, cakton takime me shefin e saj, shkruan letra të rëndësishme, etj.
Recepsionist: Një recepsionist përshëndet njerëzit në tavolinën e pritjes dhe i drejton ata në departamente të ndryshme në varësi të kërkesave të tyre. Ajo gjithashtu duhet të marrë pjesë në telefonatat në hyrje dhe t'u përgjigjet pyetjeve dhe gjithashtu të dëgjojë ankesat.
Kërkesat:
Sekretari: Një certifikatë e aftësive sekretare është e nevojshme.
Recepsionist: Nuk kërkohet një aftësi specifike; megjithatë individi duhet të ketë një personalitet të këndshëm, një qëndrim ndihmës dhe një zë të ëmbël. Ajo gjithashtu duhet të jetë efikase në punën e saj.
